Offboarding : gérer le départ d’un collaborateur

Le départ de l’un de vos salariés est acté, le préavis est lancé. En tant que manager, vous devez maintenant organiser cette période pour qu’elle se déroule le mieux possible, d’un côté comme de l’autre.

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Au même titre que le processus d’onboarding, qui correspond à l’intégration des collaborateurs dans l’entreprise, l’offboarding est un moment clé dans la relation entre le salarié et son employeur. Il est pourtant encore trop souvent négligé. En effet, l’offboarding ne se résume pas à un simple pot de départ informel. Il prend la forme d’un véritable processus que l’entreprise se doit de respecter : il est ici question de laisser une bonne dernière impression et par conséquent d’agir sur sa marque employeur ! Attractivité et rétention des talents en dépendent. 

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Dans cet article, nous verrons les différents avantages que présente une procédure d’offboarding et les bonnes pratiques en la matière.

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Qu’est-ce que l’offboarding ?

Si l’on s’en tient à une traduction purement littéraire, offboarding signifie “débarquement”.

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En tant que processus intégré au monde du travail, l’offboarding regroupe toutes les procédures mises en place pour organiser, encadrer et faciliter le départ d’un salarié. Il s’agit en quelque sorte de la dernière étape de l’expérience collaborateur qui a été ouverte avec l’onboarding, un processus tout aussi important.

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Vous l’aurez compris, pour être réellement utile, l’offboarding ne doit pas se résumer à une simple restitution de matériel.

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De multiples raisons peuvent être à l’origine de la rupture d’un contrat de travail : attentes de l’employé non satisfaites, plan de licenciement, déménagement pour suivi de conjoint… Néanmoins, à l’heure où les changements d’employeur sont monnaie courante, l’importance de cette étape prend tout son sens.

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Les organisations qui disposent d’un service dédié aux ressources humaines peuvent lui confier cette tâche. En ce qui concerne les plus petites sociétés, c’est au dirigeant de prendre en charge ce processus comme un vrai pan de sa stratégie.

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L’offboarding : encore peu pratiqué en France

Assez populaire aux Etats-Unis, l’offboarding n’est pas encore très pratiqué par les entreprises françaises.

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Pourquoi ce désintérêt vis-à-vis de la fin de la relation professionnelle ?

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Les managers et décideurs RH ont encore tendance à percevoir cette période comme une perte de temps et d’argent : de précieuses ressources que l’on préfère bien souvent allouer à l’amélioration de l’expérience de ceux qui restent.

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Mettre en place un processus d’offboarding présente pourtant de nombreux avantages. Nous vous présentons ci-dessous les principaux enjeux liés à cette pratique.

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Quels sont les principaux enjeux de l’offboarding ?

Qu’il ait été décidé par le salarié lui-même ou par la direction, le départ d’un collaborateur est un moment important dans la vie d’une entreprise. Et pour l’employeur capable de se remettre en question, c’est l’occasion de s’améliorer.

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Améliorer la marque employeur de l’entreprise

Dans un marché de l’emploi toujours plus tendu, la marque employeur reste un terrain d’action stratégique. Elle permet, entre autres, l’attractivité des candidats et la rétention des talents.

Si elle peut être développée via un grand nombre de solutions, comme la mise en place d’avantages salariés, il est aussi possible de l'entretenir en soignant le départ d’un collaborateur.

Étant donné les échanges que le salarié partant pourra avoir dans sa future sphère professionnelle mais aussi dans son cercle personnel, la réputation de son ex-employeur pourra très vite être atteinte s’il juge avoir manqué de reconnaissance. 

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Dans le cas où sa dernière impression de l’entreprise est bonne, il restera un ambassadeur de celle-ci.

De plus, le développement de plateformes comme Glassdoor rendent aujourd’hui très facile la publication d’avis sur votre entreprise. Des retours positifs faciliteront vos futurs recrutements.

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Faciliter le retour d’anciens collaborateurs

Il est tout à fait envisageable de réintégrer un ex-collaborateur. C’est un phénomène que l’on nomme les “salariés boomerang”.

Cette pratique - quoiqu’un peu spéciale - est avantageuse pour l’employeur : l’intégration, déjà faite dans le passé, est facilitée et le temps de formation réduit. De plus, s’il a vécu d’autres expériences professionnelles entre temps, le salarié en question reviendra avec de nouvelles compétences et aura sûrement étoffer son réseau professionnel.

Un offboarding réussi est une condition nécessaire à ce type de recrutement : le collaborateur aura gardé une bonne image de l’entreprise et sera donc plus enclin à y revenir.

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Soigner la gestion de la passation

L’importance accordée à l’offboarding aura des conséquences sur la transmission des compétences au sein même de l’entreprise.

Une procédure effectuée dans les temps assurera une bonne passation entre le salarié partant et son remplaçant. 

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Maintenir la motivation des salariés encore en poste

La considération accordée au salarié sur le départ va prouver aux autres collaborateurs la reconnaissance que l’entreprise accorde à ses ressources humaines. Une mauvaise gestion de l’offboarding envoie, au contraire, un signal négatif aux équipes. 

Gardez en tête les conséquences que peut avoir ce genre de négligences sur l’engagement des salariés encore en poste.

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Quelles sont les bonnes pratiques d’un offboarding ?

Mettre en place cette nouvelle procédure en interne nécessite une bonne organisation. Nous avons regroupé ici les étapes à respecter pour mener à bien cette mission, de plus en plus stratégique.

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1. Communiquer au sujet du départ

Pendant tout le processus d’offboarding, il est important de communiquer régulièrement avec le collaborateur amené à quitter son poste.

Mais il est également important de communiquer avec le reste de l’entreprise. Et pour cause, un départ peut bouleverser un équilibre construit tout au long de la vie d’une équipe. La transparence, valeur importante dans le monde professionnel, prévaut donc d’autant plus dans cette situation.

En d’autres termes, la communication interne, également utile pour mettre en avant vos avantages, reste primordiale pendant une période d’offboarding.

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2. Prévoir les grandes étapes relatives à l’offboarding

Afin de respecter les différentes échéances qui sont induites par le départ d’un salarié, nous recommandons aux entreprises d’établir un planning récapitulant les grandes étapes de la procédure.

Celles-ci varient d’une entreprise à l’autre, mais vous pouvez d’ores et déjà noter de prévoir ces quelques rendez-vous : arrêt de la date effective du départ, calcul du solde de tout compte, droit à la portabilité de la mutuelle (dans le cas où le salarié n’a pas démissionné), remboursement des notes de frais en attente…

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3. Organiser la période de transition

L’entreprise ne doit pas hésiter à anticiper le recrutement du successeur. Ainsi, le nouvel arrivant pourra bénéficier d’une période de formation avec son prédécesseur. 

Il est même tout à fait possible d’associer le salarié partant dans le processus de recrutement de son remplaçant : ses conseils pourront être précieux.

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Si, au contraire, vous n’avez pas recruté de remplaçant avant le départ du collaborateur, demandez-lui de préparer un guide récapitulant ses process détaillés, le matériel dont il a eu besoin, les outils nécessaires à la bonne gestion de ses tâches... Il est le seul à disposer de toutes ces informations !

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4. Penser aux questions logistiques

Dans le cas où l’employé s’était vu prêter du matériel par l’entreprise, mettez-vous d’accord pour une date de remise, avant la date officielle de son départ. 

Aussi, pour éviter d’éventuelles fuites de données, clôturez tous les accès du salarié partant aux différents logiciels utilisés dans le cadre de ses missions.

Il faudra également, si ses sujets doivent être suivis pendant la période de transition, rediriger ses mails et sa ligne téléphonique professionnelle.

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5. Organiser un entretien de départ

Connaître le ressenti de l’employé qui part : voici le principal objectif d'un entretien de départ, antonyme de l’entretien d’embauche.

Recueillir son feedback et notamment les raisons qui le poussent à partir peut s’avérer extrêmement formateur pour la direction. Parmi les autres questions à poser lors de cet échange : Ses attentes ont-elles été respectées ? Les opportunités offertes ont-elles été suffisantes ? Que lui a-t-il manqué, dans l’ensemble ?

A l’aide de ces informations, l’entreprise aura la possibilité de repérer des axes d’amélioration.

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Cela va sans dire, mais il est également important de remercier le salarié pour son investissement et son travail.

Vous pouvez aussi lui proposer de lui rédiger une lettre de recommandation, un document de plus en plus apprécié lors des entretiens d’embauche.

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6. Gardez le contact

Afin de rester en contact avec le collaborateur sur le départ, n’hésitez pas à lui demander son adresse mail personnelle et à vous connecter à son profil sur LinkedIn par exemple.  

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Ce qu'il faut retenir sur l'offboarding…

Au lieu d’être perçu comme un échec, le départ d’un salarié doit être perçu comme une opportunité d’amélioration par le manager et le service RH. En prenant en compte les remarques et conseils de vos anciens collaborateurs, vous êtes ainsi assurés de garder intacte votre marque employeur et de faciliter vos futurs recrutements. Pour réussir un offboarding, voici les étapes à respecter :

• Maintenir une bonne communication avec le salarié partant et le reste des équipes ;
• Anticiper les échéances relatives au départ ;
• Anticiper la période de transition si le collaborateur doit être remplacé ;
• Ne pas négliger l'aspect logistique du départ ;
• Demander un retour d'expérience  au salarié qui quitte l'entreprise pour identifier des axes d'amélioration ;
• Maintenir un contact avec l'ancien collaborateur, qui pourrait être amené à revenir...