Communication interne : Faites la promotion de vos avantages !

Outre les avantages obligatoires tels que la mutuelle santé ou la prise en charge d’une partie des frais de transport, votre entreprise propose souvent une grande diversité de privilèges à ses salariés. Pourtant, les premiers concernés n’en sont pas toujours conscients. Comment faciliter l’accès à ce système de rémunération complémentaire ? Vous trouverez dans cet article nos conseils pour améliorer votre stratégie de communication interne et servir plus durablement vos objectifs RH.

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Qu’est ce que la communication interne ?

La communication interne regroupe toutes les actions de partage d’information au sein d’une même organisation. Elle peut être appliquée dans tous types d’entreprises, petites ou grandes, locales ou internationales. Son objectif principal est de créer un lien privilégié entre les différents services mais aussi entre les niveaux hiérarchiques : plus la communication interne est solide, plus elle renforce la culture d’entreprise et plus elle augmente l’engagement des salariés envers leur employeur. Un élément à ne pas négliger lorsque l’on souhaite améliorer son attractivité, surtout dans un écosystème professionnel de plus en plus concurrentiel.

Le plus souvent, elle est gérée par le service des Ressources Humaines (RH), en parallèle des sujets de recrutement et de gestion du personnel. Dans les plus petites structures (start-up, TPE et PME) ou en cas d’absence de service RH, l’équipe dirigeante peut être amenée à prendre en charge la communication interne de l’entreprise.

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Les informations diffusées auprès des équipes peuvent porter sur tous types de sujets : lancement d’un nouveau produit ou projet d’un changement de l’offre, arrivée et départ de collaborateurs, préparation d’un événement interne, annonce des résultats, partage d’informations autour des avantages… Ce dernier sujet a la particularité de concerner directement les salariés et d’affecter potentiellement leur vie personnelle.

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Les avantages sociaux dédiés aux salariés

Plan épargne entreprise, titres-restaurants, véhicule de fonction, prévoyance : peu importe leur nature, les avantages sociaux sont considérés comme une forme de rémunération complémentaire au salaire. Certains ont été rendus obligatoires par la loi alors que d’autres relèvent d’un choix de la part de l’entreprise. Ce choix s’avère de plus en plus stratégique pour les organisations, s’agissant aujourd’hui d’un argument de poids pour attirer les meilleurs talents mais aussi pour les retenir. L’amélioration de l’expérience salarié devient un objectif à part entière pour la direction des ressources humaines.

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De plus, crise sanitaire oblige, le rôle que joue l’entreprise dans la vie de ses employés a évolué ces dernières années, notamment lorsque l’on aborde les sujets liés au bien-être. Offrir l’accès à des avantages réellement utiles sur le long terme fait partie des solutions à privilégier. 

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Une fois les différents avantages salariés sélectionnés, il est ensuite primordial de bien communiquer auprès de l’ensemble de vos équipes à ce sujet. En effet, il y a là un enjeu de fidélisation capital pour les employeurs : plus les salariés sont conscients des services à leur disposition, plus leur satisfaction envers l’entreprise grandit. Un deuxième enjeu est celui de l’attractivité, notamment dans un contexte concurrentiel tendu. Les candidats recherchent aujourd’hui plus qu’un simple salaire et ces éléments peuvent faire la différence auprès d’eux. 

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Nos conseils pour mieux présenter vos avantages sociaux

Faciles à appliquer, ces conseils vous permettront de (re)prendre en main votre stratégie de communication interne et de promouvoir au mieux les avantages sociaux et leur utilisation.

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1. Faciliter l’accès à l’information 

Il est tout d’abord nécessaire de rendre l’information facile d’accès et compréhensible par tous. 

Une première action qui va dans ce sens consiste à nommer un(e) référent(e) sur cette question. Les salariés pourront solliciter cette personne en cas de besoin. Ses connaissances en termes de relation interpersonnelle et de techniques de communication seront les bienvenus au moment d’appliquer les conseils qui suivent.

Un second élément auquel il est nécessaire de prêter attention est le choix des mots utilisés pour s’adresser à vos collaborateurs. Dans un souci de compréhension globale, le vocabulaire doit être simple et le message fluide. Le jargon administratif et les formules trop complexes sont à éviter. 

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2. Mettre à jour vos outils de communication interne

L’efficacité de votre communication interne repose également sur le choix des bons outils. Chaque support et canal de diffusion doit être pensé dans une volonté de cohérence avec les stratégies déjà existantes dans votre organisation et ses valeurs. En cas de dissonance, les salariés pourront se montrer méfiants. Nous pouvons citer parmi les plus courants (et donc les plus attendus) : 

• L’intranet : Outil numérique interne par excellence, l’intranet est un réseau local propre à une organisation et accessible par toutes ses parties prenantes. Il permet de rassembler des informations générales, des documents utiles et toutes sortes de modules complémentaires. Il fonctionne comme un site web et se compose généralement d’une interface simple. Il tend néanmoins à se diversifier avec le temps.

• Un journal ou une newsletter interne : Digital ou non, cet outil interne aide à communiquer les informations clés de l'entreprise. Il est distribué (dans les bureaux ou les boîtes mail) à intervalle régulier. Les rubriques qui y apparaissent peuvent varier et il est facile de créer un encart dédié aux avantages salariés. Sa rédaction donne par ailleurs l’occasion de faire participer les collaborateurs, favorisant leur sentiment d’appartenance.

• Un réseau social d’entreprise : Cet outil offre aux employés un endroit pour se connecter entre eux et pour créer des communautés internes. Les utilisateurs d’un même avantage peuvent échanger facilement sur le sujet. Il peut également être inclus directement dans l’intranet.

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Pour optimiser leur efficacité, l’utilisation de ces moyens doit être néanmoins réfléchie. Comprenez ici qu’il est important de s’imposer une certaine discipline pour communiquer de façon régulière. 

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A noter : Ne négligez pas l’accueil réservé aux nouveaux collaborateurs. Il peut être judicieux de prévoir un support (de préférence digital) regroupant toutes les informations utiles aux nouveaux venus. Ce livret d’accueil leur permettra de s’imprégner de la culture d’entreprise dans un premier temps mais aussi de prendre connaissance des avantages proposés par leur nouvel employeur. Au milieu du flux important d’informations techniques reçues pendant l’onboarding, celles concernant les avantages constituent généralement un contenu plus simple à mémoriser ! 

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En souscrivant aux services de Klaro, vous pourrez mettre en avant vos avantages internes et mesurer leur popularité directement depuis votre espace administrateur. Nous vous accompagnons pour mener à bien cette intégration.

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3. Créer un moment dédié et faire intervenir des prestataires externes

Malgré leur intérêt pratique, les outils digitaux de communication interne ont leurs limites. Il est conseillé de sortir de temps à autres du prisme numérique pour organiser des rencontres physiques. Ces moments doivent être adaptés à la taille de vos équipes : la notion d’échange étant primordiale, chacun doit pouvoir se sentir à l’aise pour intervenir. Prenez le temps de former des petits groupes, de mélanger les différents services de l’entreprise, de prévoir plusieurs créneaux horaires…

Au programme de ces réunions : les avantages salariaux proposés par l’employeur sous tous leurs angles. Au-delà d’une meilleure compréhension globale de leur utilité, ce type d’événement peut aussi être l’occasion d’expliquer plus en détails leur fonctionnement et de favoriser leur utilisation.

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4. Demander du feedback à vos salariés 

Toujours dans un souci d’amélioration continue de votre communication interne, nous vous conseillons de miser sur le feedback. De nombreuses solutions existent pour recueillir les retours de vos salariés, bien souvent précieux. Vous pouvez par exemple lancer une enquête via Google Forms, Survey Monkey ou encore Typeform. L’enquête peut porter sur la nature des avantages proposés mais aussi sur la facilité d’accès à l’information. N’oubliez pas toutefois d’anonymiser l’enquête.

En plus de vous fournir des informations très utiles pour la suite, les sondages sont également un bon moyen de montrer à vos collaborateurs la valeur que vous accordez à leur avis et votre volonté de vous investir dans leur bien-être. 

Pensez à revenir vers eux une fois l’enquête terminée et les résultats obtenus. Ce suivi atteste de la pertinence de l’action en tant que telle. 

Pour résumer…

Vous l’aurez compris, pour promouvoir efficacement les avantages salariés mis en place par votre entreprise, une bonne communication interne est essentielle. Le recours à des outils efficaces s’avère indispensable mais n’est pas suffisant. Prévoir des rendez-vous réguliers et s’assurer de la simplicité du message sont également des éléments importants à prendre en compte. 

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